المسمى الوظيفي: مساعد افتراضي لمدير العمليات العالمية

التقارير إلى: DGO

الموقع: عن بُعد

جدول العمل: من الاثنين إلى الجمعة، من 8:30 صباحًا إلى 5:30 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة (استراحة غداء غير مدفوعة لمدة ساعة)، 40 ساعة في الأسبوع

التعويض: 8–10 دولارات في الساعة (يتناسب مع الخبرة)

نظرة عامة على الوظيفة:

المساعد الافتراضي لمدير العمليات العالمية هو شريك إداري عالي الأداء مسؤول عن دعم DGO في العمليات اليومية، والتنسيق الاستراتيجي، والمهام الإدارية على مستوى التنفيذي. يركز بشكل أكبر على الكفاءة الإدارية، والعمل المتقدم على Excel، وإعداد الوثائق، والجدولة، والتنسيق عبر عدة أقسام. المرشح المثالي هو شخص استباقي، ومنظم بشكل كبير، وقادر على حل المشكلات، ولديه مهارات متقدمة في Excel، ويزدهر في بيئة سريعة الوتيرة عن بُعد. سيضمن أن يتم قضاء وقت DGO على الأولويات الاستراتيجية من خلال إدارة تفاصيل العمليات اليومية وتبسيط سير العمل.

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم التنفيذي والإداري

• جدولة الاجتماعات وتنسيق اللوجستيات للمكالمات الداخلية والخارجية.
• إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والوثائق، مستفيدًا من مهارات Excel المتقدمة لتتبع البيانات وتحليلها وتصويرها.
• فلترة، وترتيب أولويات، والرد على الرسائل الإلكترونية نيابة عن DGO، مع ضمان المتابعات في الوقت المناسب.
• الحفاظ على ملفات رقمية منظمة لضمان سهولة الوصول إلى المواد المرجعية والسجلات.

المساعدة التشغيلية والتقارير

• المساعدة في إنشاء وصيانة وتحسين المتابعين والتقارير التشغيلية.
• دعم تجميع البيانات وتحليلها لإبلاغ اتخاذ القرار التنفيذي.
• تتبع عناصر العمل من الاجتماعات وضمان إكمالها في الوقت المحدد عبر عدة أقسام.

تنسيق المشاريع

• دعم DGO في الإشراف على المشاريع الخاصة، وضمان أن الجداول الزمنية، والنتائج، والتواصل تسير على المسار الصحيح.
• مهارات عالية في ClickUp لتتبع معالم المشاريع.
• التواصل بين DGO ورؤساء الأقسام لضمان الوضوح بشأن عناصر العمل والمواعيد النهائية.

الاتصال والتوثيق

• صياغة، وتحرير، وتنسيق المذكرات الداخلية، وإجراءات التشغيل القياسية، والتقارير، والملخصات التنفيذية.
• إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين ملاحظات مفصلة، وتوزيع الوثائق المتابعة حسب الحاجة.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.

مؤشرات النجاح:

• تخفيض عبء العمل الإداري والتقارير لدى COO، مما يسمح بالتركيز على الاستراتيجيات ذات التأثير العالي.
• تقارير وموارد متعقبة على المستوى التنفيذي دقيقة، واضحة، وفي الوقت المناسب بشكل مستمر.
• المشاريع والمهام تحت إشراف COO تلتزم بالمواعيد النهائية مع الحد الأدنى من المتابعة المطلوبة.
• التواصل بين COO والأقسام سلس وفعال.

• 3+ سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي، دعم العمليات، أو دور إداري—يفضل في بيئة عن بُعد.
• خبرة مثبتة في إعداد تقارير وعروض تقديمية جاهزة للتنفيذ.
• خبرة في تنسيق المبادرات عبر الأقسام وتتبع التسليمات.

المهارات:

• إتقان متقدم في Microsoft Excel (الجداول المحورية، VLOOKUP، الماكرو، الرسوم البيانية، والتنسيق الشرطي).
• إجادة قوية في Google Workspace (Docs، Sheets، Slides)، وأدوات إدارة المشاريع (Clickup)، ومنصات التواصل (Telegram، Zoom).
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• مهارات تنظيم استثنائية واهتمام بالتفاصيل.

السمات:

• استباقي، مبدع، وموجه نحو الحلول.
• قادر على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة تحت مواعيد نهائية ضيقة.
• يحافظ على الاحترافية والسرية في جميع الأوقات.
• قدرة قوية على حل المشكلات مع الحد الأدنى من الإشراف المطلوب.