وصف الوظيفة: مساعد تنفيذي للمدير التنفيذي

نظرة عامة على الوظيفة

يقدم المساعد التنفيذي للمدير التنفيذي دعماً إدارياً رفيع المستوى، ويضمن سير عمل مكتب المدير التنفيذي بسلاسة. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية وتقديرًا للسرية والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. يعمل المساعد التنفيذي كشريك موثوق للمدير التنفيذي، حيث يسهل التواصل وينسق الجداول الزمنية ويدعم المبادرات الاستراتيجية.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول والمواعيد: إدارة جدول المدير التنفيذي ومواعيده وترتيبات السفر.
• الدعم الإداري: إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.
• تنسيق الاجتماعات: تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة والجلسات التنفيذية ومتابعة الإجراءات.
• إدارة التواصل: فرز المكالمات والبريد الإلكتروني والاستفسارات؛ صياغة الردود وضمان التواصل في الوقت المناسب.
• التواصل مع أصحاب المصلحة: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إدارة المعلومات: الحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات السرية بدقة وسرية.
• المساعدة في المشاريع: دعم المشاريع الخاصة والبحث والمبادرات التي يقودها المدير التنفيذي.
• الكفاءة التشغيلية: تحديد فرص تبسيط العمليات وتحسين سير العمل التنفيذي.

المؤهلات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة (5 سنوات أو أكثر) كمساعد تنفيذي أو في دور إداري رفيع المستوى يدعم المديرين التنفيذيين الدوليين (C-Level).
• إجادة قوية لحزمة Microsoft Office وأدوات التعاون الرقمية.
• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة والسرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام والتكيف مع المتطلبات المتغيرة.

الكفاءات

• التفكير الاستراتيجي وحل المشكلات.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
• الظهور الاحترافي والفاعلية في العلاقات الشخصية.