فيما يلي قالب وصف وظيفي مُصاغ بعناية لـمساعد تنفيذي عام للرئيس التنفيذي يمكنك تكييفه مع مؤسستك:

الوصف الوظيفي: مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

نظرة عامة على المنصب

يقدم المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي دعمًا إداريًا رفيع المستوى لضمان سير الأعمال بسلاسة في مكتب الرئيس التنفيذي. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة على التحفظ، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. يعمل المساعد التنفيذي كشريك موثوق للرئيس التنفيذي، مسهِّلًا التواصل، ومنسقًا الجداول الزمنية، وداعمًا للمبادرات الاستراتيجية.

المسؤوليات الرئيسية

• التقويم والجدولة: إدارة تقويم الرئيس التنفيذي والمواعيد وترتيبات السفر.
• الدعم الإداري: إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.
• تنسيق الاجتماعات: تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة والجلسات التنفيذية واتخاذ إجراءات المتابعة.
• إدارة التواصل: فرز المكالمات والبريد الإلكتروني والاستفسارات، وصياغة الردود وضمان التواصل الفوري.
• التواصل مع أصحاب المصلحة: العمل كنقطة اتصال رئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إدارة المعلومات: الحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات السرية بدقة وسرية.
• المساعدة في المشاريع: دعم المشاريع الخاصة والأبحاث والمبادرات التي يقودها الرئيس التنفيذي.
• الكفاءة التشغيلية: تحديد فرص تبسيط الإجراءات وتحسين سير العمل التنفيذي.

المؤهلات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد تنفيذي أو في دور إداري رفيع.
• إجادة قوية لحزمة Microsoft Office وأدوات التعاون الرقمية.
• مهارات ممتازة في الاتصال الكتابي والشفهي.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة والسرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام والتكيف مع المتطلبات المتغيرة.

الكفاءات

• التفكير الاستراتيجي وحل المشكلات.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة فعّالة للوقت.
• الحضور المهني والفاعلية في التعامل مع الآخرين.
• المرونة والقدرة على الصمود تحت الضغط.