نحن نبحث عن: مساعد إداري لإدارة الفعاليات

نوع الوظيفة: دوام جزئي

الساعات المتوقعة: 20 ساعة في الأسبوع

عميلنا هو عمل تجاري أسترالي يعتمد على الاشتراك ينظم من 7 إلى 10 فعاليات كل شهر لمجتمعه المهني. تشمل هذه الفعاليات الموائد المستديرة عبر الإنترنت، والغداء الاستراتيجي وجهًا لوجه، والعشاء الشبكي الأكبر. مؤسسوهم متحمسون لتقديم تجارب عالية الجودة، ولكن الإدارة المتكررة للفعاليات تستغرق الكثير من وقتهم. إنهم يقدرون الانتباه للتفاصيل، والملكية، والموثوقية، ويبحثون عن مساعد افتراضي طويل الأمد لتولي مسؤوليات العمليات المتعلقة بالفعاليات.

• إعداد تقاويم الفعاليات والدعوات عبر المنصات (Mighty Networks, RegFox, Gmail).
• إدارة صفحات التذاكر في TicketSpice وتحديث عمليات الاشتراك في RegFox.
• الحفاظ على الأتمتة الخفيفة في Zapier (تحديثات شهرية للتواريخ/الروابط).
• تحديث روابط وصفحات الفعاليات عبر Oncord (الواجهة الخلفية لموقع الويب).
• تنسيق اللوجستيات للغداء الاستراتيجي وعشاء الأعضاء: تنسيق قوائم الضيوف، حجز الأماكن، تأكيد الحضور، وجمع طلبات الطعام.
• التواصل مع الأماكن والمشاركين عبر البريد الإلكتروني/واتساب لتأكيد التفاصيل.
• التقاط النقاط الرئيسية من فعاليات Zoom وضمان حفظ التسجيلات/النصوص بشكل صحيح.
• تقديم تذكيرات استباقية وضمان عدم تفويت أي تفاصيل في دورات الفعاليات الشهرية المتكررة.

أثر عملك:

خلال 90 يومًا، ستكون العمود الفقري لعمليات الفعاليات - مما يضمن سير التقاويم، والتذاكر، والأماكن، وتواصل الأعضاء بسلاسة. من خلال الانتباه للتفاصيل، ستتيح لفريق القيادة التركيز على النمو وتفاعل الأعضاء.