نبذة عن الدور

نحن نبحث عن منسق دعم خدمات يتمتع بقدرة عالية على التنظيم والمبادرة والانتباه للتفاصيل لإدارة العمليات الإدارية والتشغيلية من البداية إلى النهاية التي تدعم فريق الخدمة الميدانية لدينا. يضمن هذا الدور جدولة سلسة وتواصل فعال وإدارة المواد والتوثيق عبر عدة أقسام.

يتميز المرشح المثالي في بيئة عمل سريعة الوتيرة، ويتواصل بوضوح، ويتحمل المسؤولية عن عمليات الخدمة ومهام سلسلة الإمداد. هذه وظيفة عن بُعد مع فرص قوية للنمو في مجال العمليات.

تفاصيل الوظيفة 

• إعداد العمل: العمل من المنزل 
• الجدول: من الإثنين إلى الجمعة | من 8 مساءً حتى 5 صباحًا بتوقيت الفلبين 
• العطلات: عطلات الفلبين 

المسؤوليات الرئيسية

عمليات الخدمة والجدولة

• جدولة جميع زيارات الخدمة بناءً على احتياجات العملاء وتوافر الفنيين وأولويات العمل.
• الرد على استفسارات العملاء المتعلقة بطلبات الخدمة والجدولة وحالة العمل.
• التنسيق مع الفنيين الميدانيين للحصول على تحديثات حول الأعمال وإنشاء زيارات خدمة جديدة حسب الحاجة.
• الحفاظ على سجلات خدمة دقيقة وحالة الأعمال في الأنظمة الداخلية.

تنسيق المواد

• إدارة وتتبع المواد والمنتجات والمعدات المطلوبة لأعمال الخدمة.
• تنسيق الخدمات اللوجستية للشحن والتسليم ونقل المواد إلى الفنيين أو مواقع العمل.
• طلب المواد والمنتجات لدعم المشاريع والزيارات النشطة.
• ضمان توفر المواد في الوقت المحدد لمنع تأخير أنشطة الخدمة.

الدعم المحاسبي والتوثيقي

• إنشاء مذكرات استلام البضائع باستخدام برنامج Zoho Accounting.
• تنسيق تسليمات العملاء والتأكد من استكمال كافة الوثائق ذات الصلة.
• العمل بشكل وثيق مع فريق المحاسبة للحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة للمخزون والمشتريات والإيصالات.
• المساعدة في تسوية أوامر الشراء والفواتير وتأكيدات التسليم.

التواصل بين الأقسام

• التنسيق مع موظفي الخدمة الميدانية وموظفي المخازن واللوجستيات والموردين والأقسام الداخلية.
• نقل تغييرات الجدولة وتحديثات التسليم ومتطلبات العمل بوضوح وبشكل فوري.
• دعم فريق العمليات بالتقارير والتحليل ومبادرات التحسين المستمر.

المؤهلات

• خبرة لا تقل عن سنتين في تنسيق الخدمات أو دعم العمليات أو مجال ذي صلة.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة أولويات متعددة.
• مهارات اتصال كتابية وشفهية ممتازة.
• خبرة في برامج الجدولة أو إدارة المخزون أو المحاسبة (خبرة في Zoho ميزة إضافية).
• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد مع الالتزام بالمواعيد النهائية.
• الإلمام بعمليات الشراء.
• انتباه عالي للتفاصيل ونهج قائم على حل المشكلات.

الكفاءات الرئيسية

• التركيز على العميل والاستجابة السريعة
• مهارات قوية في إدارة الوقت
• المبادرة والابتكار
• الإلمام بالتقنيات والقدرة على تعلم الأنظمة الجديدة بسرعة
• القدرة على التعاون عبر الفرق والأقسام