متطلبات الوظيفة

• خبرة قوية في الإدارة أو كمساعد تنفيذي.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
• انتباه عالي للتفاصيل مع قدرات قوية في التدقيق اللغوي والتنسيق.
• الإجادة في MS Office/Google Workspace وإدارة الملفات عبر السحابة.
• القدرة على إدارة مهل متعددة والعمل بشكل مستقل.
• خبرة في كتابة السير الذاتية أو الموارد البشرية أو التوظيف أو الخدمات المهنية.
• الإلمام بمعايير نظام تتبع المتقدمين (ATS).
• معرفة بمنصة LinkedIn والسمعة المهنية.

المسؤوليات

دعم العملاء والتواصل

• العمل كنقطة الاتصال الإدارية الرئيسية مع العملاء طوال فترة تعاونهم في كتابة السير الذاتية.
• جدولة الاستشارات والمتابعات والمواعيد النهائية بين العملاء والكتاب.
• مساعدة العملاء في إجراءات الانضمام وتعبئة النماذج والاستبيانات وتقديم المستندات.
• الرد على استفسارات العملاء بسرعة ومهنية لضمان تجربة إيجابية.

إدارة المستندات وسير العمل

• تنظيم وتتبع والحفاظ على ملفات العملاء والمسوّدات والمستندات النهائية.
• ضمان حصول الكتاب على جميع المعلومات والمواد المطلوبة قبل بدء المشروع.
• تدقيق لغوي وتنسيق وإعداد المستندات للتسليم باستخدام قوالب ومعايير الجودة الخاصة بالشركة.
• تحديث الأنظمة الداخلية بحالة المشروع وضمان الالتزام بالجداول الزمنية.

الدعم الإداري والتشغيلي

• تنسيق الجداول الزمنية والمواعيد والتواصل الداخلي مع الفريق.
• دعم تحديد أولويات المشاريع وتحسين سير العمل لكتاب السير الذاتية.
• الحفاظ على معرفة محدثة بخدمات وحزم وإجراءات الشركة.
• المساعدة في إعداد الفواتير وتتبع المدفوعات وتوثيق اتفاقيات العملاء (عند الاقتضاء).

الجودة وتحسين العمليات

• مراجعة التسليمات من حيث الدقة والنحو والتوافق مع أهداف العميل والاتساق في العلامة التجارية.
• تحديد فرص تحسين القوالب والعمليات وسير عمل العملاء.
• الحفاظ على السرية والتعامل بحساسية مع المعلومات الحساسة للعملاء.