ملخص المنصب

يتولى مساعد الحسابات المستحقة القبض مسؤولية إعداد فواتير العملاء بدقة، وضمان الفواتير الصحيحة للرواتب والمزايا وأتعاب الإدارة والرسوم الأخرى ذات الصلة. يدعم هذا الدور مدير المحاسبة في حل استفسارات الفوترة ويسهم في التقارير المالية ومتطلبات الامتثال والتنسيق عبر الأقسام مع فريق التوظيف. يتطلب هذا المنصب قدرة عالية على الانتباه للتفاصيل والدقة العددية والقدرة على إدارة مهام التقارير الشهرية الدورية.

تفاصيل الوظيفة

• نوع التوظيف: دوام كامل
• الدوام: 9:00 صباحًا – 6:00 مساءً، من الاثنين إلى الجمعة (قد يختلف أثناء دورة الفوترة)
• المشرف: مدير المحاسبة
• نظام العمل: العمل من المنزل حتى إشعار آخر

المهام والمسؤوليات الأساسية

إعداد فواتير العملاء

• التحقق من قائمة الموظفين الكاملة لكل حساب، بما في ذلك متابعة الموظفين الجدد الواردين.
• حساب رسوم الرواتب والمزايا الأخرى بدقة للفوترة.
• ضمان دقة وكمال أسعار الإدارة المفوترة لكل عميل.
• التحقق من الرسوم أو الأرصدة الإضافية وإدراجها في الفاتورة، مثل السلف النقدية والعمل الإضافي والبدلات وغياب الموظفين.

حل نزاعات الفواتير

• مساعدة مشرف المحاسبة في حل استفسارات العملاء والنزاعات المتعلقة بالفواتير.
• تقديم تفسيرات مفصلة والوثائق اللازمة للعملاء لحل التباينات بفعالية.

حساب السعر الشامل

• التعاون مع فريق التوظيف لتسجيل مقترح تكلفة العملاء الجدد في أداة حساب السعر الشامل.
• ضمان إدراج جميع مكونات السعر، بما في ذلك الراتب والمزايا والرسوم الأخرى، بدقة.

التقارير والامتثال

• إنشاء تقرير شهري شامل بالفواتير لكل عميل، مع ضمان دقة واكتمال جميع البيانات.
• المشاركة في إعداد التقارير المالية الشهرية وتقارير نهاية العام، مع توفير البيانات والدعم اللازمين لإعداد القوائم المالية بدقة.

تحصيل وتسجيل الفواتير ومدفوعات العملاء

• مراقبة الفواتير المستحقة والمتابعة الاستباقية مع العملاء لضمان السداد في الوقت المناسب. تنفيذ استراتيجيات تحصيل فعالة لتقليل الحسابات المتأخرة.
• تسجيل مدفوعات العملاء في QuickBooks بدقة، مع التأكد من مطابقة جميع التفاصيل للفاتورة وحساب العميل المعني.
• إجراء التسويات الدورية للحسابات المدينة للتأكد من تسجيل جميع الدفعات وإدخالها بشكل صحيح. معالجة أي تباينات على الفور.
• إعداد وتحليل تقارير أعمار الحسابات المدينة لتحديد الحسابات المتأخرة وترتيب أولويات جهود التحصيل.
• المحافظة على التواصل الدوري مع العملاء بشأن حالة حساباتهم ومواعيد السداد وأي أرصدة مستحقة. تقديم الكشوفات والتذكيرات حسب الضرورة.
• الحفاظ على سجلات مفصلة ومنظمة لجميع أنشطة التحصيل، بما في ذلك تواصل العملاء ووعود الدفع والإجراءات اللاحقة.

الدعم عبر الأقسام

• تقديم الدعم لفريق التوظيف في حساب الأسعار الشاملة حسب الحاجة.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين لضمان دقة البيانات المالية وبيانات الفوترة.

المؤهلات:

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في المحاسبة أو المالية أو مجال ذي صلة.
• تعتبر الخبرة السابقة في الحسابات المدينة أو الفوترة أو الوظائف المحاسبية العامة ميزة.
• مهارة قوية في التعامل مع الأرقام مع اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على إدارة المواعيد النهائية المتكررة وتقارير متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل جيدة للتنسيق الداخلي والتعامل مع استفسارات العملاء.

الكفاءات الأساسية:

• دقيق ومنظم للغاية
• مهارات تحليلية وحسابية قوية
• إدارة الوقت والانضباط في المواعيد النهائية
• القدرة على العمل بشكل تعاوني عبر الفرق
• التعامل المهني مع المعلومات المالية السرية