المسمى الوظيفي: مدير مشروع – عمليات المحاسبة

القسم: العمليات

الموقع: العمل عن بُعد (مقره الفلبين)

التقارير إلى: الرئيس التنفيذي لشركة DTLA CPA

عن HeyApril

• HeyApril هي شركة دعم عمليات وتوظيف عن بُعد متخصصة في تمكين شركات المحاسبة وفرق المالية من خلال المواهب الفلبينية ذات المستوى العالمي. نحن مدفوعون بثقافة التميز والابتكار والنمو – ونبحث عن شخص يشاركنا نفس الطاقة.

نظرة عامة على الدور

• نبحث عن مدير مشروع لقيادة العمليات وإدارة الأداء لفريق المحاسبة المخصص لأكبر عميل لدينا. تعتبر هذه الوظيفة حاسمة لضمان تسليم العمل في الوقت المناسب وبجودة عالية، والحفاظ على إنتاجية الفريق، وتنفيذ تخطيط الموارد الاستباقي وتحسين العمليات. سيقوم مدير المشروع بالتنسيق عبر وظائف الدعم، وتحفيز تقارير الأداء من خلال الأدوات التشغيلية، والعمل بشكل وثيق مع القيادة لضمان عمل الفريق بكفاءة قصوى.

هدف الدور:

• لـ رفع مستوى التميز التشغيلي، وضع أفضل الممارسات لإنجاز تسليمات المحاسبة، وضمان أن الفريق يقدم أداءً متميزًا بشكل دائم لتقديم خدمة متميزة للعملاء من المستوى العالمي.

1. الإشراف على العمليات وتقديم الخدمة للعميل

• ضمان استكمال جميع تسليمات عميل DTLA CPA في الوقت المحدد، ووفق معايير عالية، وطبقًا لتوقعات العميل.
• التعاون مع فرق العمليات والدعم (العمليات، تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، تطوير الأعمال والموارد البشرية) لمراقبة التنفيذ ومعالجة مشكلات سير العمل.
• قيادة وضمان اتباع إيقاع التشغيل اليومي - بما في ذلك المتابعات، والتتبع، والاجتماعات اليومية - للحفاظ على الانضباط التشغيلي.

2. إدارة الأداء والتقارير

• العمل بشكل وثيق مع فريق العمليات لـ إكمال بطاقات أداء شهرية لجميع المحاسبين.
• مراجعة وتدقيق أدوات إدارة المشاريع ولوحات المعلومات بشكل دوري للتحقق من إنجاز المهام، وتوازن الأحمال، وإنتاجية الأفراد.
• تحليل أداء الفريق باستخدام البيانات المتاحة وتصعيد النقاط الحمراء أو الاتجاهات ذات الأداء المنخفض مع خطط عمل مقترحة.

3. تخطيط الموارد والطاقة الاستيعابية

• مراقبة عدد الفريق مقابل عبء عمل العميل، وضمان توازن مستويات التوظيف وإجراء تعديلات استباقية حسب الحاجة.
• تطوير خطط طوارئ لـ الإجازات، والإنهاء، أو الغيابات غير المتوقعة لمنع انقطاعات الخدمة.
• تعيين مهام جديدة للعملاء بشكل استراتيجي وإعادة تعيين الأدوار الحالية لاستيعاب التغيرات في خط الأنابيب والمغادرات.

4. الإشراف على التوظيف والتغطية

• ضمان أن التوظيف اليومي والأسبوعي مخطط له بشكل مناسب ومبلغ عنه.
• التعاون مع قسم التوظيف والموارد البشرية لتنسيق جهود التوظيف مع الاحتياجات المتوقعة.
• الحفاظ على قوائم دقيقة ومحدثة للتعيينات والموارد المتاحة عبر الفريق.

5. حل المشكلات والتعاون في العمليات

• العمل كنقطة اتصال لـ المشكلات التشغيلية التي تؤثر على التسليم أو الأداء أو حواجز النظام.
• الشراكة مع فريق تكنولوجيا المعلومات لتصعيد النقاط المؤلمة التشغيلية المتكررة التي يمكن حلها من خلال أتمتة النظام أو تحسينه.
• العمل مع قيادة العمليات لمراجعة وتحسين إجراءات التشغيل القياسية، وأعمال سير العمل، والقوائم المرجعية المستخدمة عبر الفريق.

6. التحسين المستمر وأفضل الممارسات

• دعم إنشاء وتوثيق أفضل الممارسات لجميع المهام والتسليمات المتكررة.
• تسهيل عمليات المراجعة أو تقييمات ما بعد العمل لجمع الملاحظات وتحسين العمليات التشغيلية بشكل مستمر.
• اقتراح مبادرات لأتمتة العمليات أو تبسيطها لتحسين الدقة، والجدول الزمني، وإنتاجية الفريق.

المؤهلات

• خبرة تزيد عن 3 سنوات في إدارة المشاريع أو العمليات، ويفضل أن تكون في بيئة BPO أو عن بُعد أو تركز على المحاسبة.
• إلمام عميق بالمخرجات المحاسبية والجداول الزمنية (مثل: نهاية الشهر، موسم الضرائب، التسويات، إلخ).
• تحكم قوي في أنظمة إدارة الأداء، والتقارير، ومؤشرات الأداء الرئيسية.
• إجادة استخدام أدوات إدارة المشاريع (مثل: Monday.com) ومنصات التعاون (مثل: Google Workspace).
• خلفية في تفكير النظم أو تحسين العمليات (مثل: Lean، Six Sigma، إلخ).
• منظمة للغاية، تحليلة، واستباقية في معالجة القضايا المحتملة قبل أن تؤثر على العمليات.
• متواصل ممتاز يمكنه التفاعل بفعالية مع زملاء العمل، ووظائف الدعم، والأطراف المعنية من العملاء.

مفضل أن يكون لديك

• خبرة في العمل مباشرة مع شركات CPA أو إدارات المالية.
• تعرض لعمليات الفرق عن بُعد/الخارج أو إدارة الفرق الموزعة.

لماذا تنضم إلى HeyApril؟

• كن جزءًا من شركة مدفوعة بالرسالة، تضع الأفراد أولاً وتعمل على تحويل التوظيف عن بُعد في مجال المالية.
• تعاون مع زملاء ذوي أداء عالٍ في ثقافة عمل تركز على النتائج وتكون عن بُعد.
• تولى مسؤولية المبادرات التي تحقق تأثيرًا حقيقيًا—لكل من الفريق ولعملائنا.
• احصل على فرص مستمرة للنمو والتعلم بينما نتوسع عالميًا.